Strumenti, materiali e modelli
File .xls utile per comparare diversi progetti in essere nel portfolio organizzativo, al fine di stabilire a quali assegnare la priorità in termini di risorse umane, economiche, finanziarie e temporali. Il cruscotto deve essere personalizzato- da ciascuna organizzazione - individuando gli indicatori di valutazione e i rispettivi pesi percentuali
File .xls utile per avere una visione complessiva dello stato dei progetti ricadenti nel portfolio. La dashboard è automatizzata per le sezioni grafiche, in base agli input manuali richiesti su alcuni campi tabellari: si precisa che il file è in lingua inglese, essendo derivato da un modello fornito da SmartSheet
File .pptx utile per condurre una rapida valutazione del contesto di progetto, utilizzando i cursori mobili presenti su ciascuno dei 4 item indagati della slide. In base al valore emergente, vengono suggerite - nella slide successiva - le azioni per la personalizzazione della gestione di progetto appannaggio della responsabilità di governance
File .xls utile per individuare e classificare gli stakeholder di progetto, ricorrendo alla matrice di valutazione "Potere/Interesse". Il file è organizzato in tre fogli: 1) istruzioni compilazione; 2) domande utili per individuare gli stakeholder; 3) registro per la classificazione in base al potere che possono esercitare sul progetto e all'interesse che possono avere rispetto all'output di progetto (soluzione/servizio)
File .xls utile per censire la specifica categoria di stakeholder di progetto di tipo "Utente", da identificare per la raccolta e validazione dei requisiti
File .pptx utile per strutturare l'organigramma di progetto (Organizational Breakdown Structure) e definire le responsabilità degli attori di gestione progetto a livello direzionale, tattico e operativo, definendone i rispettivi contributi di responsabilità in forma di RACI (Responsible; Accountable; Consulted; Informed)
File .xls utile per sintetizzare - in modo anche visivamente trasparente ed efficace - i contenuti di riunioni/call di progetto
File .pdf costruito in modalità flusso di lavoro, utile a valutare il tipo di approccio gestionale da applicare al progetto: Predittivo-Ibrido-Adattivo (ie: agile). Seguendo il flusso e i relativi momenti decisionali, si potrà assumere la decisione circa l'impostazione più adeguata
File .xls, correlato all'applicazione del flusso sopra menzionato, da compilare nel caso si ricada in uno specifico step decisionale del flusso stesso. Il file prevede delle risposte automatizzate selezionabili da men a tendina con conteggi automatizzati e azioni correlate suggerite in base ai punteggi ottenuti
File .pptx utile per dare una sinossi delle informazioni chiave relative alla concezione/avvio/istanziazione di progetto e utilizzabile in una presentazione di Kick off Meeting per dare conto visivamente delle principali informazioni di progetto
File .docx - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - atto a descrivere in dettaglio un'iniziativa progettuale disegnata/concepita e avviata sul piano della sua impostazione gestionale. Documento analitico utile per la formalizzazione in Kick off Meeting di progetti ad elevata complessità , strategici, innovativi e di medio-lungo termine (almeno 18 mesi)
File .xls utile per dare una sinossi delle informazioni chiave relative alla concezione/avvio/istanziazione di progetto, utilizzabile post Canvas e/o per la fase di "Discovery/Foundation/Chartering" di progetti in approccio adattivo (ie: agile)
File .xls utile per allestire in modo snello e visivo il piano di comunicazione intra-progetto, individuando modalità , canali, strumenti, frequenza di comunicazione tra gli stakeholder coinvolti nel progetto. Il file prevede diverse colonne con menù a tendina selezionabili; per modificare le liste attualmente presenti, è necessario "scoprire" i fogli di input liste nascosti
File .xls utile per raccogliere, gestire e prioritizzare i requisiti del prodotto di progetto (soluzione / servizio). Il file prevede diverse colonne con menù a tendina selezionabili
File .pdf contenente le linee guida da condividere ai fornitori - ove presenti nel progetto - per guidare l'allestimento e la formalizzazione del loro rispettivo piano di lavoro (schedulazione e cronoprogramma) coerente con alcuni criteri qualitativi della schedulazione
File .pdf illustrativo di ogni passaggio nell'utilizzo del software open source di pianificazione e controllo progetti "Project Libre" e utilizzabile come tutorial d'uso del software
File .xls utile a verificare da parte della committenza la qualità del piano di lavoro (schedulazione / cronogramma) elaborato dai fornitori, ove presenti. La checklist può essere utilizzata come riscontro di controllo sulla qualità del piano di lavoro del fornitore, elaborato in base alle linee guida qui richiamate (vedi item n. 14)
File .xls utile per raccogliere, gestire e prioritizzare i requisiti del prodotto di progetto (soluzione / servizio). Il file prevede diverse colonne con menù a tendina selezionabili
File .docs - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - atto a pianificare e organizzare le attività di transizione della soluzione in ambiente operativo (rilascio / consegna), per garantire un'appropriata preparazione del contesto organizzativo ricevente/beneficiario della soluzione e un'efficace gestione del processo di passaggio dal contesto progetto al contesto operativo. Le attività formalizzate in questo piano dovrebbero essere successivamente monitorate come stato di implementazione, utilizzando la correlata "Checklist" qui richiamata (vedi item n. 26)
File .docs - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - atto a pianificare e organizzare le attività di accompagnamento al cambiamento organizzativo - quest'ultimo derivante dal prodotto di progetto - guidando la governance di progetto a esaminare preliminarmente il livello di impatto del cambiamento sulle diverse dimensioni organizzative (persone, processi e infrastrutture/tecnologie). Le attività formalizzate in questo piano dovrebbero essere successivamente monitorate come stato di implementazione, utilizzando la correlata "Checklist" qui richiamata (vedi item n. 27)
File .xls utile per dare conto in modo snello e tabellare dei dati di avanzamento in itinere del lavoro di progetto, focalizzando il controllo sulle variabili tempistica, effort risorse e stato dell'ambito. Tali dati dovrebbero essere utilizzati per il confronto con la baseline del piano di progetto, al fine di identificare eventuali azioni correttive
File .docx - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - atto a dare conto in forma visiva con indici semaforici dello stato di progetto; utile da utilizzare come modello di rapporto verso la direzione di progetto (sponsor/program manager) per la sintesi dei dati e da allestire in base ai dati emergenti dal più dettagliato "Rapporto stato di avanzamento"
File .xls utile per registrare, dare conto della valutazione e delle possibili risposte dei rischi di progetto. Il file prevede diverse colonne con menù a tendina selezionabili; per modificare le liste attualmente presenti, è necessario scoprire i figli di input liste nascosti
File .xls utile per registrare, dare conto della valutazione e delle possibili azioni correttive rispetto ai problemi e criticità insorgenti durante il progetto. Il file prevede diverse colonne con menu a tendina selezionabili; per modificare le liste attualmente presenti, è necessario "scoprire" i fogli di input liste nascosti
File .xls - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - utilizzabile a monte di ciascuna fase progettuale (avvio-pianificazione-esecuzione- controllo-chiusura) per capire quali attività di gestione progetto vanno svolte; utilizzabile quindi a valle (al termine) di ciascuna fase progettuale, per
verificare quante e quali attività di gestione progetto sono state effettivamente svolte a garanzia dell'appropriata governance di progetto. Si precisa che non tutte le attività previste in ciascuna fase vanno svolte: in base all'analisi del contesto si deciderà quali sono necessarie. Il file prevede la valorizzazione automatica del primo foglio, in base alla conformità rilevata sulle attività , sotto forma di indici semaforici di compliance gestionale al metodo e di istogramma orizzontale
File .xls - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - utilizzabile a monte, ovvero per la pianificazione delle attività di transizione della soluzione in ambiente operativo (rilascio / consegna), al fine di organizzare coerentemente le attività e descriverle in dettaglio nel correlato "Piano della transizione" qui richiamato (vedi, item 19); utilizzabile quindi nelle varie fasi della transizione della soluzione progettuale, previste e descritte nel Piano, per verificare quante e quali attività sono state effettivamente svolte a garanzia dell'appropriata preparazione e gestione del processo di passaggio dal contesto progetto al contesto organizzativo ricevente/beneficiario della soluzione
File .xls - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - utilizzabile a monte, ovvero per la pianificazione delle attività di accompagnamento al cambiamento organizzativo - quest'ultimo derivante dal prodotto di progetto -, al fine di organizzare coerentemente le attività e descriverle in dettaglio nel correlato "Piano di implementazione del cambiamento" qui richiamato (vedi, item 20); utilizzabile quindi nelle varie fasi dell'implementazione del cambiamento, previste e descritte nel Piano, per verificare quante e quali attività sono state effettivamente svolte a garanzia dell'appropriata preparazione e gestione del cambiamento post-progetto, necessarie a generare i benefici attesi dal progetto
File .docx - mutuato dal metodo europeo di gestione progetti PM2 - atto a dare conto in modo analitico delle prestazioni del progetto rispetto a diverse aree di gestione (qualità , risorse, comunicazione, tempistica ecc.), dando anche conto delle lezioni e relative azioni correttive e di miglioramento capitabilizzabili a livello organizzativo, raccolte dall'esperienza condotta sul progetto
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