Chiusura
Asseverate le attività in Controllo, esaminiamo ora la “baseline” per le attività di Chiusura:
Anche per queste attività, vale precisare che la “chiusura” è ovviamente riferita al termine del progetto, quando la soluzione è stata collaudata e trasferita alla committente/beneficiario di progetto, ma molte delle sue attività possono essere condotte anche al termine di ciascuna fase progettuale, individuata dalle principali milestone nel piano di lavoro del progetto. Inoltre, nei contesti adattivi di progetto e anche in parte in quelli ibridi – a seconda del livello di accelerazione (cioè applicazione di prassi “agile”) definito in avvio – le attività della chiusura sono inevitabilmente iterative, ovvero ricorrono al termine di ciascuna iterazione (ie: release, sprint o timebox) e, pertanto, quanto di seguito raccomandato dovrà essere ri-applicato per ognuna di esse.
Attività in Chiusura obbligatorie:
Verifica dello stato di completamento delle attività previste
Verifica dello stato di completamento delle attività previste nel Piano della transizione e nel Piano di accompagnamento al cambiamento
Benefici
Le attività di transizione e accompagnamento al cambiamento – spesso applicate verso la chiusura del progetto – devono invece essere cadenzate, nel/i rispettivo/i piano/i, lungo l’intero ciclo progettuale, poiché rappresentano le modalità con cui coinvolgere proattivamente gli utenti della soluzione, ridurne le resistenze al cambiamento, velocizzare il raggiungimento dei benefici di progetto, mitigando azioni compensative dell’ultimo minuto a danno della validazione/collaudo della soluzione e a riduzione della tempestiva ed efficace adozione in uso del prodotto progettuale. Verificarne pertanto lo stato di implementazione in modo progressivo, come definito nel/i piano/i, supporta una valutazione “ongoing” della raggiungibilità stessa dei benefici.
Strumenti / Modelli:
File Template_PM2_Checklist_Transizione e file Template_PM2_Checklist_Stato Implement cambiamento; entrambe le checklist standard – ove non vengano unificate in un’unica, coerentemente con l’eventuale accorpamento dei piani - dovranno essere personalizzate e tarate rispetto alle attività censite nei rispettivi piani, oggetto di controllo progressivo.
Close out Meeting con raccolta delle lezioni di progetto
Close out Meeting con raccolta delle lezioni di progetto, possibilmente in forma di cerimonia codificata di “retrospective”
Benefici
La valutazione conclusiva del progetto è necessaria per identificare i punti di forza e di debolezza dell’organizzazione temporanea di progetto, rispetto ai quali definire le azioni di miglioramento e/o correttive a beneficio di prossime fasi progettuali o progetti.
La capitalizzazione dell’esperienza maturata dal progetto rappresenta un alto valore di knowledge organizzativo che consente – se registrato e successivamente utilizzato – di:
ottimizzare decisioni e scelte, potendosi basare sul pregresso
migliorare la qualità delle stime (tempi, effort risorse, costi, benefici), basata su consolidate serie storiche che ridurranno i margini di errore e di scostamento dalle prestazioni attese in fase di controllo
evitare di ripetere gli stessi errori e applicare prassi che si sono rivelate efficaci.
Dunque l’analisi retrospettiva deve basarsi su almeno tre focus di valutazione prestazionale del progetto:
Processi di gestione progetto
Processi tecnico-operativi relativi alla realizzazione della soluzione
Processi socio-relazionali afferenti alla qualità dell’engagement, del clima generato tra i diversi stakeholder di progetto.
Strumenti / Modelli:
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