Controllo

Asseverate le attività in Esecuzione, esaminiamo ora la “baseline” per le attività di Controllo:

Precisiamo che ciascuna delle attività di pianificazione qui raccomandata deve essere oggetto di monitoraggio (raccolta dati “grezzi”/indicatori quali-quantitativi di avanzamento e stato corrente) e controllo (interpretazione dei dati e previsioni a tendere, almeno per le variabili chiave di schedulazione e budget). Pertanto, gli stessi strumenti e modelli referenziati per la pianificazione vengono utilizzati nei processi di controllo delle varie aree di prestazione del progetto, quali sistemi di riferimento (baseline o base di misurazione delle prestazioni) e supporti per dare conto dello stato del progetto. Inoltre, è opportuno ricordare che ogni decisione assunta durante l’applicazione dei processi di esecuzione, relativa al trattamento di deviazioni/criticità, rischi e richieste di modifica dovranno ricadere nelle attività di controllo; pertanto, trattandosi di fattispecie emergenti nel contesto del singolo progetto, non vengono elencate nella tabella seguente come attività “baseline”, ma ne divengono parte integrante ove ricadano le condizioni dianzi rappresentate in corso di gestione dell’esecuzione di progetto.

Attività in Controllo obbligatorie:

• Raccolta dati di avanzamento

• Reportistica di avanzamento

• Verifica dello stato di attuazione delle attività previste

Raccolta dati di avanzamento

Raccolta dati di avanzamento rispetto agli indicatori presenti nel piano di lavoro (% avanzamento lavoro; effort risorse umane; data inizio-fine effettiva attività; durata effettiva attività). Tale raccolta è definita nel piano di comunicazione; in caso di strumenti informativi centralizzati tali dati andranno direttamente imputati nel gestionale utilizzato, per condurre un immediato confronto con la baseline di pianificazione.

Benefici

L’attività di monitoraggio e controllo è necessaria per:

• Garantire il governo delle variabili chiave di prestazione progetto (ambito, tempi, costi, risorse); senza tali informazioni non si è in grado di sapere se e come il progetto sta andando

• Consentire azioni correttive – ad es. sulla schedulazione – in caso di ritardi e di esercitare forme di trasferimento del rischio (ie: penali sui contratti) in caso di eventuali inadeguate prestazioni del fornitore

• Fornire previsioni attendibili per il successivo periodo di reporting, mantenendo l’allineamento costante informativo della direzione di progetto e supportandone il rispettivo allineamento strategico.

Strumenti / Modelli:

Tutorial_PrjLibre, nel caso si intenda utilizzare il software open source di pianificazione e controllo Project Libre.

Reportistica di avanzamento

Produzione della reportistica di avanzamento e di stato del progetto, secondo le modalità e le tempistiche definite nel piano di comunicazione

Benefici

La reportistica rappresenta la base informativa necessaria e obbligatoria per avere il quadro dello stato di salute del progetto e consentire di assumere le opportune decisioni in termini di azioni preventive e/o correttive.

Strumenti / Modelli:

Template_Rapporto Stato Avanzamento Lavori (SAL) e Template_PM2_Rapporto Sintesi Stato Progetto, referenziati e/o allegati al piano di comunicazione, in questa fase da popolare e utilizzare.

Verifica dello stato di attuazione delle attività previste

Verifica dello stato di attuazione delle attività previste nel Piano della transizione e nel Piano di accompagnamento al cambiamento, da svolgere in base alle tempistiche previste nei rispettivi piani.

Benefici

Le attività di transizione e accompagnamento al cambiamento – spesso applicate verso la chiusura del progetto – devono invece essere cadenzate, nel/i rispettivo/i piano/i, lungo l’intero ciclo progettuale, poiché rappresentano le modalità con cui coinvolgere proattivamente gli utenti della soluzione, ridurne le resistenze al cambiamento, velocizzare il raggiungimento dei benefici di progetto, mitigando azioni compensative dell’ultimo minuto a danno della validazione/collaudo della soluzione e a riduzione della tempestiva ed efficace adozione in uso del prodotto progettuale. Verificarne pertanto lo stato di implementazione in modo progressivo, come definito nel/i piano/i, supporta una valutazione “ongoing” della raggiungibilità stessa dei benefici.

Strumenti / Modelli:

File Template_PM2_Checklist_Transizione e file Template_PM2_Checklist_Stato Implement cambiamento; entrambe le checklist standard – ove non vengano unificate in un’unica, coerentemente con l’eventuale accorpamento dei piani - dovranno essere personalizzate e tarate rispetto alle attività censite nei rispettivi piani, oggetto di controllo progressivo.