Pianificazione
Asseverate le attività in AVVIO, esaminiamo ora la “baseline” per le attività di Pianificazione.
Attività in Pianificazione obbligatorie:
Piano di lavoro del progetto
Definizione del piano di lavoro del progetto comprensivo delle risorse necessarie e delle loro rispettive responsabilità in forma di R.A.C.I.Nello specifico:
Scomporre l’ambito di lavoro in Fasi-pacchetti di lavoro-attività elementari (granulari, di dettaglio)
Censire tutte le risorse umane, materiali e strumentali
Assegnare le risorse umane ad attività, evidenziando effort allocabili e responsabilità
Calcolare durate attività in base a effort
Organizzare la sequenza di attività (predecessori/successori)
Censire le voci di costo delle risorse, beni, trasferte e aggregarle in forma di budget totale.
In caso di adozione di un ciclo adattivo/ibrido di progetto, censire le esigenze utente, con la prioritizzazione e i criteri di accettazione, nonché tracciarne il rispettivo stato di implementazione/validazione di ciascuna iterazione/sprint.
Benefici
L’allestimento del piano di progetto è centrale per definire e formalizzare:
La mole di lavoro da svolgere per completare il progetto (censimento ambito, soddisfa la domanda “COSA FARE”)
Come organizzare le attività (censimento reticolo logico/tempi, soddisfa la domanda “IN CHE MODO”)
Quali risorse sono allocabili, in che percentuale di impegno e per quanto tempo su quali attività (censimento risorse, soddisfa la domanda “TRAMITE CHI FARE)
Quanto impegna il progetto sia in termini di durata delle singole attività, sia in termini di durata totale del percorso, sia ancora in termini economici (censimento schedulazione e budget, soddisfa le domande “IN QUANTO TEMPO/QUANTO COSTA”.
Strumenti / Modelli:
Tutorial_PrjLibre, nel caso si intenda utilizzare il software open source di pianificazione e controllo Project Libre
Template_Backlog-Sprint_Task_Board, per la gestione adattiva/ibrida dell’ambito (di soluzione) e per il tracciamento del lavoro incrementalmente prodotto in ogni iterazione
Integrazione del piano di lavoro con la schedulazione
Integrazione del piano di lavoro del progetto con la schedulazione elaborata da eventuali fornitori (ove presenti)
Benefici
Per poter controllare l’avanzamento del lavoro appaltato, è necessario integrare nel piano della committente, anche le medesime informazioni lato fornitore; specialmente, in caso di contratti a corpo, il fatto che il fornitore non debba dare conto del numero e dell’effort delle risorse umane allocate sulle attività diventa un importante fattore di rischio sul rispetto della schedulazione di progetto e un elemento critico di difficile controllo lato committente. Pertanto, è necessario che anche il fornitore fornisca un proprio piano di lavoro, allestito secondo le medesime regole di quello committente e in esso integrato.
Strumenti / Modelli:
Invio a fornitore del documento LineeGuida_CreazionePianoLavoroOE contestuale verifica soddisfacimento requisiti qualità del piano del fornitore (Operatore Economico – OE) attraverso il file Checklist_Qualita_SchedulazioneOE
Piano di comunicazione
Definizione del piano di comunicazione e aggiornamento dati di avanzamento progetto
Benefici
La formalizzazione dei canali, strumenti, modalità e frequenza di comunicazione e allineamento informativo intra-progetto è centrale per:
Ridurre i rischi di disallineamento informativo tra gli stakeholder
Ottimizzare i tempi di informazione e scambio dati riferiti al progetto, sapendo esattamente a quali interlocutori comunicare “cosa”, “quando” e “come”
Facilitare la comparazione dei dati di avanzamento tra team tecnici molteplici (es. interni ed esterni) fornendo modelli documentali standard per l’avanzamento e la rendicontazione dello stato di progetto.
Strumenti / Modelli:
File Template_Sinossi Piano Comunicazione, da referenziare nel piano di comunicazione e/o allegare Template_Rapporto Stato Avanzamento Lavori (SAL) e file Template_PM2_Rapporto Sintesi Stato Progetto
Piano della transizione e accompagnamento all'adozione del cambiamento
Definizione del piano della transizione della soluzione in ambiente operativo e accompagnamento all’adozione del cambiamento
Benefici
Tra i fattori critici per il successo del progetto, ricadono le modalità con cui avviene la transizione del prodotto in contesto organizzativo, necessarie a preservare la continuità di servizio, la sicurezza dei dati, la loro storicizzazione e le attività a supporto ed accompagnamento organizzativo all’adozione efficace della soluzione stessa, al fine di ridurre le resistenze degli utenti e facilitare così il raggiungimento dei benefici attesi dalla trasformazione apportata. Senza pianificazione e implementazione di questa serie integrata di attività, il progetto potrebbe vedere compromessi i razionali sottesi all’investimento e aumentare paradossalmente l’insoddisfazione degli stakeholder chiave.
Strumenti / Modelli:
File Template_PM2_Piano Transizione e Template_PM2_Piano Cambiamento: si precisa che i documenti possono essere accorpati in un unico piano, o in alternativa, si possono inserire le rispettive attività (esempio: formazione, coaching, mentoring, documentazione ecc.) nel piano di lavoro del progetto.
Registro dei rischi di progetto
Avvio popolamento registro dei rischi di progetto, a partire da quelli legati alla pianificazione del lavoro e di compliance normativa e di politica interna organizzativa
Benefici
A supporto della pianificazione e anche a sua eventuale parziale integrazione, in caso di attività da inserire per il trattamento di rischi ad elevato fattore, è necessario avviare la registrazione dei vari rischi di progetto (schedulazione, requisitazione, comunicazione, risorse ecc.) e la loro relativa valutazione per definire quali eventi gestire con azioni preventive (appunto da integrare nel piano di lavoro) e quali accettare monitorandoli a frequenza regolare (ovvero, a milestone così come censite nel piano di lavoro).
Strumenti / Modelli:
Vedi linee guida per la gestione dei rischi da applicare lungo il ciclo di vita di progetto, come descritte nel capitolo 3 “Approcci di gestione alla trasformazione digitale”; coerentemente, applicare le linee guida attraverso la registrazione, la valutazione e il trattamento di ciascun evento di rischio nel file Template_Registro rischi
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