L'importanza del Portfolio Management nei Progetti di Trasformazione Digitale

Se la trasformazione digitale è diventata un imperativo strategico per molte organizzazioni, poiché le tecnologie emergenti offrono opportunità senza precedenti per migliorare l’efficienza operativa, innovare i modelli di business e creare valore per i clienti, la complessità e il rischio associati a tali iniziative richiedono un approccio strutturato e metodico per garantirne il successo. Qui entra in gioco il portfolio management, una disciplina che può supportare le organizzazioni nel selezionare, gestire e controllare, sia singoli progetti e sia progetti integrati in programmi, in modo da ottimizzare gli investimenti da allocare e garantire un coerente allineamento con gli obiettivi strategici. Questo capitolo esplora dunque perché applicare il portfolio management ai progetti di trasformazione digitale, identificandone le principali attività di governance, che – in questa sede per meri fini didascalici – vengono descritte in modo lineare, ma che in realtà sono spesso interdipendenti e tra loro ricorsive.

L’allineamento strategico

Il primo e più fondamentale motivo per cui ha senso applicare il portfolio management ai progetti di trasformazione digitale è l’allineamento strategico che tale insieme di prassi può garantire: la trasformazione digitale, come qualsiasi output progettuale, non mai un obiettivo di per sé, ma un mezzo per raggiungere quei cambiamenti, miglioramenti, trasformazioni attese e necessarie all’organizzazione committente l’iniziativa. Il portfolio management aiuta a garantire che i progetti di trasformazione siano allineati con la strategia aziendale, identificando le iniziative che offrono il maggior valore e supportano le priorità strategiche. Tra le principali tecniche in uso per assicurare l’obiettivo di allineamento – e che vedremo in dettaglio più avanti –, rientrano:

• Prioritizzazione delle Iniziative: Identificare e dare priorità ai progetti che meglio supportano gli obiettivi strategici.

• Allocazione Efficiente delle Risorse: Assegnare risorse finanziarie e umane ai progetti che generano il maggior valore, evitando sprechi di effort e duplicazioni di iniziative con obiettivi simili. Ciò implica una gestione univoca e centralizzata delle risorse disponibili e allocabili tra i progetti, nonché una raccolta altrettanto monodirezionale dai vari progetti/programmi al referente del portfolio, rispetto ai fabbisogni di risorse necessari alla conduzione di ciascuna iniziativa.

• Gestione dei Trade-off: Bilanciare le decisioni tra progetti a breve termine e investimenti strategici a lungo termine.

La mitigazione dei Rischi

I progetti di trasformazione digitale sono intrinsecamente rischiosi, a causa dell’incertezza tecnologica, delle interdipendenze complesse e delle sfide organizzative richieste dal cambiamento a 360 gradi apportato e dalla spesso instabile natura dei requisiti. Il portfolio management include pratiche per identificare, valutare e mitigare i rischi a livello di portfolio, piuttosto che a livello di singolo progetto. Tra le tecniche – che analizzeremo successivamente in dettaglio – afferenti ai processi di risk management, rientrano:

• Identificazione dei Rischi Sistemici: utilizzo di categorie di rischio standard per la valutazione sia di fattori esogeni sia di eventi occorsi in analoghe iniziative che rappresentano lezioni da apprendere in termini di classi di rischio.

• Pianificazione dei Contingency: Sviluppare piani di contingency per affrontare i rischi identificati.

• Bilanciamento del Rischio e del Rendimento: Gestire il portafoglio in modo da bilanciare il rischio complessivo con il rendimento atteso.

Il miglioramento della Governance

La governance è cruciale per assicurare che i progetti di trasformazione digitale siano gestiti in modo trasparente e responsabile. Il portfolio management introduce una struttura di governance che facilita il monitoraggio delle performance, la gestione delle aspettative degli stakeholder e la presa di decisioni informate. Naturalmente, i modelli di governance del portfolio devono riflettersi nelle declinazioni dei livelli direzionale, tattico/gestionale e operativo di ciascun relativo progetto afferente, per poter assicurare:

• Trasparenza delle Decisioni

• Responsabilità: Stabilire chiare responsabilità e accountability per i risultati dei progetti.

• Monitoraggio e Controllo: Implementare meccanismi per monitorare e controllare l’avanzamento dei progetti in forma aggregata di dashboard di controllo globale, individuando tempestivamente su quale progetto intervenire e come l’azione correttiva possa impattare positivamente e negativamente sulla realizzazione delle altre iniziative e – tout court – sul raggiungimento degli obiettivi strategici.

La flessibilità e adattabilità

In un ambiente dinamico quale quello della trasformazione digitale, la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti è essenziale. Il portfolio management supporta la flessibilità e l’adattabilità, permettendo alle organizzazioni di rivedere e riallineare i progetti di appartenenza, in risposta a nuove opportunità o minacce. Ciò implica – come analizzeremo più avanti – porre in essere, anche grazie alla disponibilità della struttura di governance forme di:

• Reattività ai Cambiamenti: Migliorare la capacità di rispondere rapidamente ai cambiamenti nel mercato o nella tecnologia, adottando prassi più adattive, ovvero cicli di implementazione progettuale a carattere iterativo e incrementale.

• Rivalutazione Continua: Effettuare valutazioni continue, ovvero in base a cadenze temporali codificate, delle priorità dei progetti e delle risorse allocate.

• Innovazione Continua: Promuovere un ambiente che favorisca l’innovazione e l’adozione di nuove idee, garantendo disponibilità in termini di effort alle risorse a vario titolo coinvolte nei progetti a portfolio, senza saturarne o, peggio, sovrasaturarne la capacità; ma al contrario, sostenere i team progettuali nel definire spazi di creatività, quali, ad esempio, sessioni in “world café”.

La misurazione e valutazione del valore

Un aspetto critico della gestione dei progetti di trasformazione digitale è la misurazione e la valutazione del loro successo. Il portfolio management fornisce strumenti e approcci per misurare gli avanzamenti prodotti e, coerentemente, valutare la sostenibilità del valore generabile in modo coerente e strutturato. Tra le tecniche – che analizzeremo in maggior dettaglio – rientrano a tali fini:

• Setting e applicazione di Indicatori di Performance: Definire e monitorare indicatori chiave di performance (KPI) per valutare il progresso dei progetti.

• Valutazione del Ritorno sull'Investimento (ROI): Analizzare il ritorno sugli investimenti per garantire che i progetti stiano generando il valore atteso.

• Lezioni Apprese: Raccogliere e analizzare le lezioni apprese per migliorare continuamente i processi di gestione dei progetti.

Inoltre, per la generazione del valore progressivo delle iniziative a portfolio è centrale ed essenziale garantire una comunicazione aperta e trasparente tra i diversi livelli organizzativi, coinvolgendo ogni stakeholder interno – pur se apparentemente periferico rispetto all’impatto della specifica implementazione tecnologica – e garantendo un adeguato supporto e coinvolgimento da parte del top management per assicurare il commitment e la sponsorship necessarie a ridurre l’inerzia del sistema organizzativo alla trasformazione. In sintesi, applicare il portfolio management ai progetti di trasformazione digitale non rappresenta solo una buona prassi, ma una necessità strategica per le organizzazioni che intendono massimizzare il valore delle loro iniziative di trasformazione. Allineando i progetti agli obiettivi strategici, ottimizzando le risorse, mitigando i rischi, migliorando la governance, supportando la flessibilità e valutando i risultati intermedi e finali in modo rigoroso, il portfolio management permette alle organizzazioni di navigare con successo nel complesso panorama della trasformazione digitale e di realizzare il valore sotteso al cambiamento desiderato.

Nel prosieguo del capitolo, dunque nei successivi paragrafi, si illustrano in maggior dettaglio – benché in modo ovviamente non esaustivo, per le finalità informative del presente documento – gli elementi chiave su cui focalizzare l’impegno organizzativo, al fine di organizzare e strutturare, valutare, gestire e controllare un portfolio di progetti di trasformazione digitale.