L’organizzazione del Portfolio di Progetti di Trasformazione Digitale

La prima fase per gestire un portafoglio di progetti di trasformazione digitale consiste nell'organizzazione del portafoglio stesso. Questa fase include la definizione della struttura del portafoglio, l'identificazione dei progetti e la loro categorizzazione. Questo processo può essere avviato attraverso un'analisi approfondita delle esigenze e degli obiettivi dell'organizzazione, nonché delle opportunità di miglioramento e innovazione offerte dalla trasformazione digitale.

Definizione della Struttura del Portafoglio

La struttura del portafoglio deve riflettere gli obiettivi strategici dell'organizzazione e facilitare la gestione efficace dei progetti. Una struttura tipica potrebbe includere:

• Categorie di Progetti: Suddividere i progetti in categorie basate su aree funzionali, come IT, marketing, operazioni, ecc.

• Programmi: Raggruppare i progetti correlati in programmi per gestirli in modo coordinato.

• Fasi del Ciclo di Vita: Organizzare i progetti in base alle fasi del loro ciclo di vita, come iniziativa, pianificazione, esecuzione e chiusura.

Valutazione e selezione dei progetti

Una volta organizzato il portafoglio, la fase successiva consiste nella valutazione dei progetti per determinare la loro priorità e assegnare le risorse in modo ottimale. Una volta identificati i potenziali progetti, è infatti fondamentale valutarli in base a criteri specifici, come l'allineamento con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, l'impatto sulla produttività e l'efficienza operativa, il ritorno sull'investimento previsto e la complessità dell'implementazione. Solo i progetti che rispondono ai requisiti stabiliti dovrebbero essere inclusi nel portfolio.

Poiché la selezione dei progetti deve basarsi su criteri chiari e allineati con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, riportiamo di seguito i quattro che potrebbero essere maggiormente trasversali ai diversi contesti organizzativi, nonché oggetto di differente pesatura:

• Allineamento Strategico: Quanto il progetto contribuisce agli obiettivi strategici.

• Valore Atteso: Il valore potenziale generato dal progetto, misurato in termini di ROI, miglioramento dei processi, soddisfazione del cliente, ecc.

• Fattibilità: La fattibilità tecnica e organizzativa del progetto.

• Rischi: I rischi associati al progetto e le capacità di mitigazione.

Si propone a tal fine, un modello per pesi e valori “Scoring Model” che attribuisce punteggi su una scala qualitativa ai progetti sulla base di criteri predefiniti – ad esempio, i quattro sopra citati – attribuendo un peso a ciascuno differenziato, in modo da allestire un cruscotto direzionale decisionale.

Si tratta di una tecnica che utilizza una matrice decisionale per fornire un approccio analitico-sistematico che permetta di definire i criteri per valutare e classificare diverse opzioni al fine di effettuare una scelta ponderata su più fattori.

Gli strumenti di analisi decisionale multicriterio (ad esempio la matrice di priorità) possono essere utilizzati per identificare le opzioni alternative ed i criteri ritenuti significativi per definire priorità di scelta.

I criteri vengono soppesati e viene assegnata loro un peso relativo di priorità.

La somma dei pesi relativi, normalmente espressi in percentuale, deve sempre essere uguale al 100%.

Per ogni opzione disponibile viene stimato il valore da assegnare ad ogni criterio e moltiplicato per il suo peso relativo.

Sommando tutti i valori ottenuti, si ottiene un punteggio matematico complessivo per ogni opzione in base al quale è possibile ordinare per priorità e classificare le diverse opzioni.

Per utilizzare una matrice di priorità vanno seguiti i seguenti step:

• Costruzione della matrice di priorità

• Individuazione delle opzioni tra cui effettuare la scelta

• Individuazione dei criteri ritenuti significativi per definire le priorità di scelta

• Individuazione dei pesi relativi (percentuale) e verifica che la somma dei pesi sia uguale al 100%

• Stima dei valori per ogni criterio per ogni opzione

• Normalizzazione dei valori stimati per ogni criterio. Bisogna porre particolarmente attenzione a normalizzare i valori dei diversi criteri che potrebbero non essere coerenti tra di loro. Il modo più semplice per effettuare la normalizzazione è pesare ogni valore del criterio stimato per il valore totale ottenuto dalla somma di tutti i valori dei criteri di tutte le opzioni. In questo modo tutti i valori saranno espressi su una scala compresa tra 0 ed 1.

• Individuare i criteri che forniscono un contributo “inverso” alla scelta da effettuare. Non tutti i criteri comportano un approccio favorevole alla scelta ma alcuni saranno inversi. Significa che maggiore è il valore di tale criterio, minore sarà il suo contributo alla scelta. In questo caso una volta calcolato il valore da assegnare (dopo averlo diviso per il valore totale del criterio) bisognerà effettuare il complemento ad 1. Esempi di criteri inversi: livello di complessità, numero di stakeholder, livello di rischio, complicazione tecnica, difficoltà logistiche, ecc.

• Per ogni opzione sommare i valori stimati per ogni criterio moltiplicato per il suo peso relativo.

• Ordinare le opzioni in base al valore totale ottenuto.

• Effettuare la scelta decisionale in base alla priorità assegnata.

Al termine del completamento della matrice di priorità ordino per priorità le opzioni in base al valore totale T, in base al criterio di scelta definito.

Aspetti e tecniche di misurazione del Valore

La valutazione del valore di un progetto include l'analisi del suo potenziale impatto e del ritorno sugli investimenti. Strumenti e metodi comuni includono:

• Analisi del ROI: Calcolo del ritorno sull'investimento previsto.

• Valutazione dei Benefici: Identificazione e quantificazione dei benefici tangibili e intangibili.

• Analisi del Valore Attuale Netto (NPV): Calcolo del valore attuale netto dei flussi di cassa futuri generati dal progetto.

Congiuntamente alla misurazione del ritorno di investimento, è necessario e strategico identificare e valutare i potenziali ostacoli (minacce) al successo del progetto e per sviluppare strategie di mitigazione. Alcuni strumenti e tecniche includono:

• Analisi SWOT: Identificazione dei punti di forza, debolezze, opportunità e minacce.

• Analisi del Rischio Qualitativa: Valutazione qualitativa dei rischi basata su probabilità e impatto.

• Analisi del Rischio Quantitativa: Utilizzo di modelli quantitativi per misurare l'impatto dei rischi.

Prioritizzazione e pianificazione

Dopo avere valutato e selezionato i progetti, è necessario stabilire una lista di priorità in base all'urgenza, all'importanza strategica e alla disponibilità delle risorse. La pianificazione del portfolio deve considerare la sequenza e le dipendenze tra i diversi progetti, nonché la capacità dell'organizzazione di gestire simultaneamente più iniziative di trasformazione digitale.

Anche in questo caso, si suggerisce un modello di classificazione tripartito per la valutazione dell’impatto sull’organizzazione sia in temini di benefici sia anche tenendo conto degli eventuali contro-benefici, da bilanciare:

• Progetti Strategici: Progetti critici per il raggiungimento degli obiettivi strategici.

• Progetti Tattici: Progetti che supportano miglioramenti operativi o tattici.

• Progetti di Innovazione: Progetti focalizzati sull'innovazione e la sperimentazione di nuove idee.